Di Rumah Sakit Cempaka, sebuah rumah sakit tipe C yang baru saja bertransformasi dari Puskesmas rawat inap, saya diminta untuk melakukan pendampingan persiapan akreditasi. Fokus saya kali ini adalah pada Standar Manajemen Informasi dan Rekam Medis (MIRM)—sebuah bab yang sering kali dianggap "urusan administrasi belakang", padahal justru menjadi fondasi penting bagi keselamatan pasien dan keberlangsungan layanan.

Saat pertama kali memasuki ruang rekam medis, saya disambut oleh tumpukan berkas di rak-rak tinggi dan sebuah komputer tua yang terlihat seperti saksi bisu dari masa sistem operasi Windows XP. Kepala instalasi rekam medis tersenyum menyambut saya, tapi raut lelahnya tidak bisa disembunyikan. "Kami berusaha menyesuaikan, Bu, tapi terus terang, sistem belum mendukung,” katanya sambil menunjukkan form pencatatan yang masih dilakukan manual.

Saya mulai dengan menelusuri alur rekam medis pasien rawat inap. Ternyata, waktu tempuh dari pengumpulan sampai entry data bisa memakan waktu tiga hari. Ketika saya tanya bagaimana jika pasien perlu rujukan atau data cepat untuk tindakan lanjutan, mereka hanya bisa saling pandang. Di sinilah saya menyadari, masalah utama bukan hanya keterbatasan teknologi, tapi juga tidak adanya sistem manajemen informasi yang terintegrasi.

Suatu hari, saya duduk bersama tim TI rumah sakit, yang ternyata hanya terdiri dari satu orang staf dengan latar belakang teknik elektro, bukan teknologi informasi. Ia berkata jujur, "Saya bantu sebisanya, Bu. Tapi kadang saya sendiri bingung, sistem mana yang sebenarnya ideal untuk rumah sakit."

Inilah titik konfliknya: sistem informasi yang berjalan hanya sebagian, rekam medis masih dominan manual, dan kesenjangan kompetensi antara tim medis dan tim IT cukup lebar. Beberapa dokter senior bahkan masih menulis dengan tulisan yang sulit dibaca, dan ketika saya angkat isu ini dalam forum, mereka sempat tersinggung. “Kami bukan staf admin. Fokus kami menyelamatkan nyawa, bukan menulis rapi,” kata salah satu dokter dengan nada tinggi.

Saya tahu, saya tak bisa memaksakan perubahan dari atas. Saya harus membangun rasa memiliki terlebih dahulu.

Saya mulai mengajak tim rekam medis untuk duduk bersama perawat dan dokter, bukan dalam sesi pelatihan formal, tapi dalam diskusi kecil. Saya tunjukkan beberapa kasus rujukan yang tertunda karena rekam medis tidak lengkap. Saya tunjukkan satu insiden medis yang terlambat ditindaklanjuti karena hasil laboratorium tidak tercatat di berkas pasien yang tepat.

Pelan-pelan, kesadaran mulai tumbuh. Seorang dokter muda bahkan menawarkan diri untuk mencoba sistem pencatatan elektronik yang sedang diuji coba. Kami mulai membuat pilot project kecil: satu unit rawat inap dengan sistem e-medical record sederhana berbasis lokal. Tantangan teknis muncul, tentu saja—komputer yang sering hang, jaringan yang putus, bahkan printer yang kehabisan tinta saat pasien butuh surat rujukan. Tapi setiap kendala kami hadapi bersama.

Yang paling menyentuh saya adalah ketika kepala rekam medis, yang semula merasa posisinya tak dianggap penting, mulai aktif memimpin rapat integrasi data lintas unit. Ia berkata dengan percaya diri dalam evaluasi, “Rekam medis bukan hanya menyimpan cerita pasien. Tapi juga menjadi sumber kebenaran, pembelajaran, dan perbaikan.”

Menjelang survei, saya sempat khawatir. Kami belum 100% digital, dan saya tahu itu akan jadi catatan. Tapi saya yakin pada satu hal: sistem yang dibangun dengan semangat kolaboratif jauh lebih kuat daripada sistem yang dibeli mahal tapi tak dimiliki bersama.

Saat surveior datang dan menelusuri alur informasi pasien, mereka tidak hanya melihat form dan data. Mereka melihat komunikasi yang hidup—antara petugas rekam medis, perawat, dokter, dan staf IT yang kini sudah punya standar kerja bersama.

Dan ketika saya berpamitan, kepala instalasi TI menepuk bahu saya sambil berkata, “Kami mungkin belum canggih, Bu. Tapi sekarang kami tahu ke mana harus melangkah.”