Pendahuluan
Unit Pembelian (Procurement) di rumah sakit memainkan peran vital dalam menjamin ketersediaan barang dan jasa, mulai dari obat, alat kesehatan, bahan habis pakai, hingga peralatan kantor dan layanan teknis. Namun, di tengah dinamika kebutuhan operasional rumah sakit yang tinggi dan kompleks, unit pembelian sering menghadapi tantangan berupa pemborosan waktu, biaya, dan sumber daya akibat proses yang tidak efisien.

Pendekatan Lean Healthcare dapat diterapkan untuk mengidentifikasi dan mengurangi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (non-value added), serta menyederhanakan alur kerja procurement. Hasilnya adalah proses pengadaan yang lebih cepat, transparan, hemat biaya, dan berorientasi pada pelayanan pasien.

Jenis Pemborosan (Waste) yang Umum Terjadi di Unit Pembelian
1.Overproduction

Pembelian barang dalam jumlah berlebihan karena perencanaan tidak akurat atau karena takut kehabisan stok.

2.Waiting

Proses persetujuan atau pelelangan yang memakan waktu lama, menyebabkan keterlambatan pengiriman barang.

3.Transport

Pengiriman dokumen fisik antar unit atau vendor, yang seharusnya dapat dilakukan secara digital.

4.Overprocessing

Proses administrasi berulang, seperti pencetakan banyak salinan PO dan bukti pengiriman, atau permintaan yang melewati terlalu banyak lapisan birokrasi.

5.Inventory

Penumpukan stok barang yang lambat digunakan atau bahkan kadaluwarsa.

6.Motion

Pergerakan fisik staf pembelian untuk mengurus tanda tangan atau dokumen karena belum ada sistem approval elektronik.

7.Defects

Kesalahan spesifikasi barang, pengiriman tidak sesuai PO, atau pengadaan dari vendor yang tidak memenuhi standar mutu.

Strategi Lean Healthcare untuk Mengurangi Pemborosan di Unit Pembelian
1. Value Stream Mapping (VSM) Proses Pengadaan
Lakukan pemetaan alur pengadaan dari permintaan unit hingga barang diterima. Identifikasi waktu tunggu, langkah ganda, dan proses yang tidak memberi nilai tambah. Kemudian, susun ulang alur agar lebih efisien.

2. Digitalisasi dan Otomatisasi Proses
Implementasikan sistem e-procurement atau modul pembelian dalam Enterprise Resource Planning (ERP) rumah sakit yang terintegrasi. Otomatisasi dokumen permintaan pembelian (PR), purchase order (PO), approval, dan pelacakan pengiriman.

3. Pengadaan Berbasis Just-in-Time
Gunakan pendekatan Just-in-Time (JIT) agar pembelian dilakukan berdasarkan kebutuhan aktual, menghindari penumpukan stok yang membebani gudang dan keuangan rumah sakit.

4. Vendor Management dan Standardisasi
Bangun sistem vendor performance evaluation untuk menilai keandalan mitra pemasok. Gunakan katalog produk yang distandardisasi untuk mengurangi kesalahan dan variasi.

5. Implementasi 5S di Area Penyimpanan
Terapkan prinsip 5S (Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain) pada area gudang dan penyimpanan barang hasil pembelian untuk meminimalkan kehilangan, salah ambil, atau kekeliruan stok.

6. Kolaborasi dan Komunikasi Lintas Unit
Bangun sistem komunikasi efisien antara unit pengguna (farmasi, logistik, penunjang medis) dan unit pembelian agar permintaan barang lebih akurat dan terencana.

7. Pelatihan Tim Pembelian dalam Lean dan Analisis Kebutuhan
Tingkatkan kapasitas tim procurement dalam menganalisis kebutuhan riil, mengelola kontrak vendor, dan memahami prinsip Lean, termasuk pentingnya menghindari pemborosan administratif.

Manfaat Penerapan Lean Healthcare di Unit Pembelian
1.Waktu pengadaan lebih singkat, menghindari kekosongan stok kritis

2.Penghematan biaya pembelian karena pembelian tepat jumlah, tepat waktu, dan kompetitif

3.Dokumentasi lebih tertib dan mudah dilacak secara digital

4.Mengurangi kesalahan spesifikasi atau pengiriman barang

5.Stok lebih sehat, mengurangi barang kedaluwarsa dan tidak terpakai

6.Peningkatan kepuasan unit pengguna dan layanan pasien

Penutup
Unit pembelian bukan sekadar unit administratif, tetapi bagian integral dalam menjaga kelancaran dan keselamatan operasional rumah sakit. Penerapan Lean Healthcare memungkinkan tim pembelian untuk bekerja lebih efisien, kolaboratif, dan responsif terhadap kebutuhan riil rumah sakit. Dengan mengurangi pemborosan dan menyederhanakan proses, rumah sakit dapat mencapai efisiensi biaya sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien.