Pendahuluan
Unit Human Resource Development (HRD) atau SDM rumah sakit memiliki peran sentral dalam mengelola sumber daya manusia yang menjadi tulang punggung pelayanan kesehatan. Fungsi HRD tidak hanya mencakup rekrutmen dan administrasi kepegawaian, tetapi juga pelatihan, penilaian kinerja, hingga pengembangan kompetensi. Namun, tidak sedikit proses HRD yang menyimpan berbagai bentuk pemborosan, seperti birokrasi yang lambat, proses manual yang tidak efisien, hingga duplikasi data.

Dalam konteks efisiensi operasional rumah sakit, Lean Healthcare menawarkan pendekatan yang tepat untuk mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan di unit HRD, serta meningkatkan nilai tambah bagi organisasi dan seluruh staf rumah sakit.

Jenis Pemborosan (Waste) di Unit HRD Rumah Sakit
Berdasarkan 7 kategori pemborosan dalam Lean, berikut adalah contoh umum yang terjadi di HRD rumah sakit:

1.Overproduction

Pembuatan laporan manual yang berlebihan tanpa digunakan secara nyata dalam pengambilan keputusan.

2.Waiting

Waktu tunggu lama dalam proses rekrutmen, approval cuti, hingga pencairan remunerasi.

3.Transport

Pengiriman dokumen antarunit secara fisik padahal bisa dilakukan digital.

4.Overprocessing

Pengulangan input data ke sistem berbeda (misal, input ulang data kehadiran, absensi, payroll).

5.Inventory

Penumpukan dokumen fisik kepegawaian yang tidak terdigitalisasi, menyulitkan pencarian arsip.

6.Motion

Perpindahan staf ke berbagai lokasi untuk tanda tangan atau menyerahkan dokumen.

7.Defects

Kesalahan dalam data gaji, absensi, atau penghitungan tunjangan karena tidak ada validasi otomatis.

Strategi Lean Healthcare untuk Mengurangi Pemborosan di HRD
1. Value Stream Mapping (VSM) Proses HRD
Pemetaan alur proses SDM seperti rekrutmen, onboarding, pengajuan cuti, atau penilaian kinerja. Identifikasi waktu tunggu, langkah berlebih, atau aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, lalu sederhanakan.

2. Digitalisasi dan Integrasi Sistem SDM
Gunakan aplikasi SDM terintegrasi (HRIS – Human Resource Information System) untuk mengelola absensi, payroll, cuti, pelatihan, dan penilaian kinerja secara terpusat dan otomatis.

3. Standarisasi dan Otomatisasi Proses Administrasi
Kembangkan SOP digital dan template dokumen untuk proses administratif seperti surat tugas, surat keputusan, dan laporan bulanan agar cepat diproses dan seragam.

4. Penerapan e-Recruitment dan e-Onboarding
Pangkas waktu dan biaya rekrutmen dengan sistem rekrutmen online, termasuk proses seleksi, penilaian, hingga onboarding digital yang efisien dan terdokumentasi.

5. Sistem Monitoring Kinerja Real-Time
Gunakan dashboard untuk memantau kinerja, kehadiran, dan pencapaian pelatihan secara langsung. Ini memudahkan manajer dalam mengambil keputusan berbasis data.

6. Pelatihan Berbasis Kebutuhan Nyata
Alih-alih pelatihan rutin tanpa arah, gunakan analisis gap kompetensi untuk menyusun program pelatihan yang benar-benar diperlukan oleh unit kerja.

7. Daily Briefing dan Budaya Kaizen
Lakukan briefing singkat harian atau mingguan dengan staf HRD untuk mengidentifikasi potensi perbaikan cepat. Terapkan budaya Kaizen (perbaikan berkelanjutan) dengan melibatkan seluruh tim.

Manfaat Penerapan Lean Healthcare di HRD Rumah Sakit
1.Proses rekrutmen dan administrasi kepegawaian lebih cepat dan akurat

2.Penghematan waktu dan biaya operasional HRD

3.Meningkatkan kepuasan staf karena pelayanan internal HRD lebih responsif

4.Data kepegawaian yang akurat dan mudah diakses untuk kebutuhan audit atau akreditasi

5.Efisiensi dalam perencanaan dan pengembangan SDM rumah sakit

6.Peningkatan keterlibatan dan produktivitas karyawan secara keseluruhan

Penutup
Transformasi unit HRD rumah sakit dari birokratis menjadi agile dan responsif dapat dicapai dengan menerapkan prinsip-prinsip Lean Healthcare. Fokus pada eliminasi pemborosan, digitalisasi proses, dan pemberdayaan tim HRD akan berdampak langsung terhadap peningkatan efisiensi, kualitas layanan internal, dan kepuasan SDM rumah sakit. Pada akhirnya, HRD yang lean bukan hanya efisien, tetapi juga strategis dalam mendukung pencapaian visi pelayanan rumah sakit yang unggul dan berkelanjutan.